Η επιχείρηση σας μπορεί να λειτουργήσει χωρίς εσάς; Εάν η απάντηση είναι αρνητική, θα είναι δύσκολο να βρεθεί αγοραστής. Και ακόμη κι αν το κάνετε, οι προσφορές είναι πιθανό να είναι χαμηλές.
Εάν η εταιρεία σας εξαρτάται υπερβολικά από εσάς, ίσως να έχει έρθει η ώρα να δημιουργήσετε καλά τεκμηριωμένες, επαναλαμβανόμενες διαδικασίες. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να τα γνωρίζουν από καρδιάς και να τα εφαρμόζουν με συνέπεια.
Κάντε το απόλυτο τεστ
Μπορείτε να πάτε διακοπές για τρεις μήνες και να συνεχίσουν όλα “να λειτουργούν ρολόι”;
Πολλοί επιχειρηματίες δυσκολεύονται στο να σκεφτούν και να δημιουργήσουν διαδικασίες με όλες τους τις λεπτομέρειες για την επιχείρηση τους.
Τι βήματα να ακολουθήσεις για να δημιουργήσεις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες στην επιχείρησή σου;
1. Ελέγξτε την ροή εργασίας των προσωπικού σας και την δική σας
Το πρώτο βήμα είναι να ζητήσετε από κάποιον ή ένα σύμβουλο να πάρει συνεντεύξεις από το προσωπικό της επιχείρησης σας , να κάνει έρευνα, σχετικά με τις διαδικασίες που κάνει καθημερινά κάθε υπάλληλος, δηλαδή ποια καθήκοντα διεκπεραιώνει και με ποια σειρά γίνονται αυτά . Ανεξάρτητα αν του είχαν ανατεθεί τα καθήκοντα αυτά ή όχι. Δηλαδή να γίνει καταγραφή του κάθε βήματος της εργασίας του προσωπικού σας . Θα πρέπει να ξεκινήσει παρατηρώντας τι κάνετε. Στη συνέχεια, θα πρέπει να το συζητήσει με τους υπαλλήλους. Το επόμενο στάδιο είναι να αναπτυχθεί μια βέλτιστη ροή εργασίας για όλους στην επιχείρηση, στην οποία θα πρέπει να συμπεριλάβει σε αυτήν όχι μόνο τις βελτιώσεις των καθηκόντων του προσωπικού αλλά και τη διοίκηση της επιχείρησης, δηλαδή εσάς.
Είναι σημαντικό να επιλέξετε τον σωστό άνθρωπο για να κάνει όλη αυτή τη εργασία. Εάν πρόκειται για κάποιον από την εταιρεία, θα πρέπει να είναι προσανατολισμένος στη διαδικασία και να μπορεί να σκέφτεται κριτικά πώς λειτουργεί καθημερινά η επιχείρηση. Είναι πολύ σημαντικό για να γίνει σωστά η καταγραφή να υπάρχει εμπιστοσύνη και στήριξη του ερευνητή τόσο από την πλευρά των υπαλλήλων όσο και από εσάς.
Επειδή, αυτή είναι μια διαδικασία χρονοβόρα και εξειδικευμένη, αξίζει να εξεταστεί η πρόσληψη ενός εξωτερικού συμβούλου, ο οποίος μπορεί να φέρει μια νέα, εξειδικευμένη προοπτική σε αυτό το έργο
2. Τεκμηριώστε τις διαδικασίες σας
Τώρα τεκμηριώστε λεπτομερώς τις βέλτιστες διαδικασίες που έχουν εντοπιστεί – ιδανικά, σε ηλεκτρονική μορφή για να ενημερώνονται και να βελτιώνονται όποτε χρειάζεται.
3. Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας
Στη συνέχεια, εκπαιδεύστε το προσωπικό σας ώστε να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει τις διαδικασίες και τις εκτελεί με συνέπεια. Θα πρέπει να επιθεωρείτε τακτικά τις εργασίες για να βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζονται όπως τεκμηριώθηκαν. Θέστε έναν υπεύθυνο υπάλληλο για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις διαδικασίες και την ενημέρωσή τους.
4. Συνεχής βελτίωση των διαδικασιών
Συνεχώς να αναλύετε τις διαδικασίες σας για να αναζητήσετε βήματα που μπορείτε να κάνετε πιο αποτελεσματικά. Η συνεχής βελτίωση θα βελτιώσει την αποδοτικότητα, θα μειώσει τα σφάλματα, θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να λειτουργεί καλύτερα από μόνη της και θα αυξήσει την αξία της. Σκεφτείτε τι είδους διαθέσιμη τεχνολογία θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε, εφαρμόσετε και σε ποιο τομέα, τμήμα κτλ. θα μπορεί να βοηθήσει. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσλάβετε έναν σύμβουλο βελτίωσης λειτουργικής απόδοσης για να αξιολογήσει την εταιρεία σας και να σας βοηθήσει να κάνετε βελτιώσεις.
5. Προς μια αυτοδύναμη επιχείρηση
Ελέγξτε την επιχείρησή σας για να εντοπίσετε τομείς στους οποίους εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από εσάς ή έναν υπάλληλο, έναν πελάτη ή έναν προμηθευτή. Μια τέτοια υπερβολική εξάρτηση σας κάνει ευάλωτους σε περίπτωση διακοπής της συνεργασίας με έναν από αυτά τα άτομα. Αυτό δημιουργεί πρόσθετους κίνδυνους και μειώνει την αξία σας για έναν μελλοντικό αγοραστή της επιχείρηση σας.
Αναζητήστε τρόπους για να μειώσετε μια τέτοια υπερβολική εξάρτηση. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να αναθέσετε περισσότερες από τις ευθύνες σας στα βασικά στελέχη σας, ή σε κάποιους υπαλλήλους σας ; Ή αν εξαρτάστε σε μεγάλο βαθμό από έναν πελάτη, αναζητήστε τρόπους για να διαφοροποιήσετε τη βάση πελατών σας. Εάν βασίζεστε πολύ σε μερικούς βασικούς υπαλλήλους, μπορείτε να εκπαιδεύσετε μερικούς από την ομάδα σας στις εργασίες του άλλου.
