Η αποδοτικότητα λειτουργίας είναι κάτι περισσότερο από το να κάνετε το εργοστάσιο ή το γραφείο σας πιο παραγωγικό. Αφορά επίσης την καλύτερη λήψη αποφάσεων. Πώς αποφασίζετε εάν η δράση Α ή Β θα έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επιχείρησή σας;
Εδώ έρχεται η ανάλυση Pareto. Γνωστός ως ‘ο κανόνας’ ή ο νόμος των ζωτικών λίγων, αυτό το απλό εργαλείο βασίζεται σε μια βασική ιδέα: το 80% των αποτελεσμάτων οφείλονται στο 20% των αιτιών.
Με άλλα λόγια, ένας μικρός αριθμός παραγόντων είναι συνήθως υπεύθυνος για τα περισσότερα θέματα ή προκλήσεις. Η ανάλυση Pareto μας επιτρέπει να χρησιμοποιούμε δεδομένα για να βρούμε “γρήγορες νίκες” γρηγορότερα – και με μικρότερο κόστος για τον οργανισμό – ενώ εντοπίζουμε τομείς βελτίωσης που έχουν δυσανάλογα θετικό αντίκτυπο.
Ένας μικρός αριθμός παραγόντων είναι συνήθως υπεύθυνος για έναν δυσανάλογο αριθμό ζητημάτων.
Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση Pareto για να δώσετε προτεραιότητα σε ενέργειες
Μια συγκέντρωση πραγμάτων συνήθως αγωνίζεται για την προσοχή μας. Θέλουμε να βεβαιωθούμε ότι δίνουμε προτεραιότητα στις ενέργειες που πρόκειται να οδηγήσουν στις μεγαλύτερες βελτιώσεις.
Η ανάλυση Pareto είναι ένα εργαλείο λήψης αποφάσεων που χρησιμοποιείται για τη σύγκριση και τη στρατηγική επίλυση προβλημάτων. Χρησιμοποιεί την αρχή Pareto, η οποία είναι επίσης γνωστή ως ο κανόνας 80/20 – που πήρε το όνομά του από τον Ιταλό οικονομολόγο Vilfredo Pareto. Διαπίστωσε ότι πολλά φαινόμενα ή τάσεις ακολουθούν τον κανόνα 80/20.
Η ανάλυση Pareto χρησιμοποιεί τα δεδομένα για να βοηθήσει τους επιχειρηματίες να αποφασίσουν σε ποιες ενέργειες θα δώσουν προτεραιότητα .
Παραδείγματα ανάλυσης Pareto
Ενδεικτικά παραδείγματα από ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών καταστάσεων:
- Το 20% των ειδών αποθέματος συχνά αντιπροσωπεύουν το 80% των εσόδων μιας εταιρείας
- Το 20% των πελατών φέρνει το 80% των εσόδων
- Το 20% των εργαζομένων ευθύνεται για το 80% των αναρρωτικών αδειών
- Το 20% της δύναμης πωλήσεων δημιουργεί το 80% των πωλήσεων
- Το 20% των προϊόντων είναι υπεύθυνο για το 80% των παραπόνων πελατών
Ο λόγος 80-20 είναι ένας βασικός κανόνας, και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη στρατηγική επιλογή των προβλημάτων σε μια εταιρεία διορθώνοντας ότι έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο. Αυτό που είναι βασικό, είναι η ιδέα ότι ένας μικρός αριθμός παραγόντων ,είναι συνήθως υπεύθυνος για έναν δυσανάλογο αριθμό ζητημάτων.
Από την άποψη των ειδικών συμβούλων που ασχολούνται με την απόδοση, η ανάλυση Pareto βοηθάει στο να επικεντρωθείτε στα «ζωτικά λίγα» και να αγνοήσετε τα «ασήμαντα πολλά». Η διαδικασία περιλαμβάνει τέσσερα βασικά βήματα.
1. Προσδιορίστε μια λίστα προβλημάτων
Στην ιδανική περίπτωση, η λίστα συγκεντρώνεται μέσω ανατροφοδότησης από υπαλλήλους ή πελάτες. Τα κοινά παραδείγματα περιλαμβάνουν ανώνυμες φόρμες καταγγελίας/ανατροφοδότησης, έρευνες πελατών ή συστάσεις εργαζομένων.
Τα δεδομένα βρίσκονται στο επίκεντρο της λειτουργικής αποτελεσματικότητας. Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε και να συλλέγεται δεδομένα σχετικά με την επιχείρησή σας, προκειμένου να μετρήσετε την τρέχουσα απόδοση και να παρακολουθήσετε τη βελτίωση. Τα συγκεκριμένα δεδομένα για παρακολούθηση ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία και τις προκλήσεις της – για παράδειγμα, καθυστερήσεις, αύξηση του κόστους ή σπατάλη χώρου, πόρων.
“Πολλές εταιρείες είναι κακές στην παρακολούθηση δεδομένων”.
“Το πρώτο βήμα είναι να ξεκινήσουμε με την παρακολούθηση πληροφοριών σχετικά με το πού εμφανίζονται ελλείψεις.”
Για παράδειγμα, ποιο τμήμα είναι υπεύθυνο και ποια είναι η διαδικασία που ακολουθείται . Για να είναι χρήσιμα τα δεδομένα, πρέπει να συλλέγονται για ένα σημαντικό χρονικό διάστημα ,το οποίο, ποικίλλει ανάλογα με την κατάσταση.
2. Προσδιορίστε την αιτία κάθε προβλήματος
Γιατί προέκυψε το πρόβλημα; Φροντίστε να σκεφτείτε τη βασική αιτία, η οποία μπορεί να κρύβεται κάτω από την επιφάνεια του προβλήματος.
Για παράδειγμα, μετά από δύο μήνες παρακολούθησης δεδομένων, μπορεί να διαπιστώσετε ότι:
- 100 αιτήματα οφείλονταν σε ζητήματα που αφορούσαν την ποιότητα
- 75 ήταν λόγω ελαττωμάτων
- 20 προκλήθηκαν από αστοχίες υλικών
- 15 οφείλονταν στην κακή επικοινωνία με τους πελάτες
- 10 ήταν αποτέλεσμα άλλων παραγόντων
Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να ταξινομούνται.
3. Βαθμολογήστε κάθε πρόβλημα
Βάλτε έναν αριθμό σε κάθε πρόβλημα με βάση τις αρνητικές επιπτώσεις που σχετίζονται με αυτό. Το σύστημα βαθμολόγησης θα εξαρτηθεί από τον τύπο του προβλήματος που προσπαθεί να επιλυθεί.
4. Ομαδοποιήστε τα προβλήματα μαζί
Ομαδοποιήστε όλα τα παρόμοια προβλήματα μαζί και υπολογίστε τις βαθμολογίες. Το πρόβλημα με την υψηλότερη βαθμολογία είναι πιθανότατα αυτό που πρέπει να προσπαθήσετε να επιλύσετε πρώτα και να παρέχετε την υψηλότερη απόδοση. Προσδιορίστε τα στοιχεία αυτά , δεδομένα ,που όταν συνδυάζονται μαζί αποτελούν το 80% των γεγονότων που εξετάζετε.
5. Προσδιορίστε τομείς προτεραιότητας για δράση
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να δώσετε προτεραιότητα στο 80% των προβλημάτων. Με ένα σχέδιο δράσης θα μειώσετε τον όγκο της επανάληψης. ‘ Εάν διορθώσετε τους τομείς προτεραιότητας, αυτό θα επιλύσει το 80% των προβλημάτων σας”
